CLOUD HOLDINGS S.A.S. Última actualización y entrada en vigencia: 25 de mayo de 2026

PREÁMBULO Y DECLARACIÓN DE ACEPTACIÓN

El presente documento constituye un contrato legalmente vinculante, íntegro y definitivo entre CLOUD HOLDINGS S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida en la República de Colombia, con domicilio en el municipio de Sabaneta, Antioquia (en adelante "LA EMPRESA", "NOSOTROS" o el "PROVEEDOR"), y la persona natural o jurídica que suscribe, accede, contrata o utiliza cualquiera de los servicios, plataformas web, software a la medida o sistemas SaaS (Software as a Service) desarrollados u operados por LA EMPRESA (en adelante, "EL CLIENTE", "EL USUARIO" o el "CONTRATANTE").

La utilización de los ecosistemas digitales de LA EMPRESA (incluyendo, pero sin limitarse a: admicloud.com, admicloud.co, admi.cloud, zoompixels.com, cloudholdings.co, AdmiCloud, ContaNube y desarrollos a la medida), implica la aceptación expresa, libre, previa, voluntaria e inequívoca de la totalidad de las cláusulas aquí descritas. Si EL CLIENTE no está de acuerdo con el presente instrumento en su totalidad, deberá abstenerse de utilizar la infraestructura y servicios de LA EMPRESA.

CAPÍTULO I: DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PRIVACIDAD DE DATOS (HABEAS DATA)

Cláusula 1.1. Inexistencia de Comercialización de Datos: LA EMPRESA declara bajo juramento y garantiza que NO VENDE, CEDE, ALQUILA NI COMERCIALIZA bajo ninguna modalidad, figura jurídica o circunstancia, los datos personales, bases de datos, métricas transaccionales o información confidencial de EL CLIENTE, ni de los usuarios o clientes finales de EL CLIENTE, a terceras partes. La información almacenada tiene como única finalidad la correcta ejecución técnica y operativa de los servicios contratados.

Cláusula 1.2. Definición de Roles Estrictos (Responsable vs. Encargado): Para todos los efectos legales y regulatorios frente a la información de terceros alojada en nuestras plataformas, se establece la siguiente separación irrefutable de responsabilidades:

• EL CLIENTE actúa exclusivamente como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos de sus propios usuarios, empleados, proveedores o clientes finales.

• CLOUD HOLDINGS S.A.S. actúa exclusivamente como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, limitándose a proveer la infraestructura tecnológica (servidores, software, bases de datos encriptadas) para el alojamiento de la información.

Cláusula 1.3. Responsabilidad Absoluta del Cliente sobre Aplicaciones y Datos de Terceros: En relación con las aplicaciones web, móviles, módulos SaaS o software a la medida desarrollados por LA EMPRESA para EL CLIENTE, este último asume el 100% de la responsabilidad legal, civil y penal sobre la recolección, tratamiento, almacenamiento y uso de los datos personales de sus propios usuarios. Es obligación inexcusable de EL CLIENTE obtener las autorizaciones expresas (Habeas Data) de sus usuarios finales. LA EMPRESA no audita, no modera y no asume responsabilidad alguna por la veracidad, legalidad, idoneidad o procedencia de los datos ingresados en su infraestructura por EL CLIENTE o los usuarios de este.

Cláusula 1.4. Inmutabilidad Operativa de Bases de Datos: Las bases de datos alojadas en nuestra infraestructura se encuentran cifradas y sujetas a estrictas políticas de inmutabilidad. LA EMPRESA no realizará, bajo ninguna solicitud, alteraciones, ediciones, actualizaciones o borrados manuales (queries directos en base de datos) para corregir errores humanos cometidos por EL CLIENTE (ej., eliminación accidental de archivos, registros o facturas). EL CLIENTE es el único administrador y responsable de la gestión de sus datos a través de las interfaces gráficas provistas para tal fin.

Cláusula 1.5. Limitación de Responsabilidad sobre Contenido y Extracción: Toda información, archivo multimedia, documento o dato agregado por los clientes de EL CLIENTE en nuestras plataformas es responsabilidad exclusiva de este último. En el evento en que se hospede contenido que infrinja normativas nacionales o internacionales (fraude, material ilícito, vulneración de derechos de autor), LA EMPRESA procederá con la terminación unilateral y automática del contrato, la suspensión técnica del servicio, la eliminación de la cuenta y la respectiva denuncia ante las autoridades judiciales. Asimismo, EL CLIENTE como dueño de su información, es responsable de extraer o exportar sus bases de datos (ej., opción "exportar clientes" en AdmiCloud) de manera autónoma.

CAPÍTULO II: RENOVACIÓN, VIGENCIA Y SUSPENSIÓN DE SERVICIOS

Cláusula 2.1. Naturaleza del Servicio SASS: Los servicios prestados operan bajo el modelo SaaS (Software as a Service) como arrendamiento de infraestructura y licencias de uso, no como venta de activos digitales. La primera mensualidad o anualidad se causará a mes vencido o bajo los términos de facturación electrónica acordados, incluyendo los costos derivados de proveedores externos (ej. consumos corporativos de APIs de terceros).

Cláusula 2.2. Vigencia, Renovación Automática y Suspensión (Disposición Principal): El presente contrato es de tracto sucesivo y se autorrenovará de manera automática por periodos iguales al inicialmente pactado (mensual o anual). La continuidad, soporte y acceso a las plataformas están condicionados inexcusablemente a que EL CLIENTE se encuentre a paz y salvo con sus obligaciones económicas.

• Suspensión: Al verificarse una mora igual o superior a veinte (20) días calendario contados desde la fecha de vencimiento de la factura, el sistema ejecutará la suspensión automática y total de la cuenta, bloqueando el acceso a EL CLIENTE y a sus usuarios finales.

• Naturaleza No Reembolsable: Ningún importe dinerario pagado a LA EMPRESA será objeto de reembolso, retracto o devolución, entendiendo que el aprovisionamiento de infraestructura en la nube y licencias se ejecuta de forma inmediata.

Cláusula 2.3. Terminación Unilateral e Irrevocable de Servicios: Si EL CLIENTE decide dar por terminado el contrato, deberá notificarlo formalmente desde el correo electrónico autorizado con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, debiendo estar al día en la totalidad de sus obligaciones.

Cláusula 2.4. Ejecución del Borrado Definitivo de Datos: Con el fin de liberar infraestructura y cumplir con las normativas de depuración, la eliminación total, permanente e irreversible de los datos y bases de datos de EL CLIENTE se ejecutará bajo los siguientes escenarios de purga:

1. Al cumplirse tres (3) meses exactos desde la suspensión de la cuenta por mora (Cláusula 2.2).

2. Al cumplirse tres (3) meses desde la terminación formal del contrato por cualquiera de las partes.

3. De forma inmediata, por la violación de los Términos de Uso o conductas ilícitas probadas.

4. Anualmente, para registros específicos sometidos a normativas de proveedores, como los historiales de conversaciones, los cuales son eliminados tras un año de antigüedad.

CAPÍTULO III: PROPIEDAD INTELECTUAL, CONFIDENCIALIDAD VITALICIA Y RESTRICCIONES

Cláusula 3.1. Titularidad Intransferible de Activos Tecnológicos: EL CLIENTE reconoce y acepta que LA EMPRESA ostenta el 100% de la propiedad intelectual, derechos de autor y derechos patrimoniales sobre el código fuente, la infraestructura, la arquitectura de servidores, las interfaces gráficas, los algoritmos, las bases de datos maestras y todos los componentes técnicos de las plataformas. La relación contractual únicamente otorga una licencia de uso temporal, revocable y no exclusiva.

Cláusula 3.2. Acuerdo de Confidencialidad (NDA) de Naturaleza Vitalicia: EL CLIENTE, sus socios, empleados y contratistas, quedan sujetos a un Acuerdo de Confidencialidad de carácter VITALICIO e INDEFINIDO. Queda expresamente prohibido divulgar, compartir, reproducir o utilizar para fines de ingeniería inversa, competencia desleal o beneficio de terceros, cualquier información técnica, modelo de datos, diseño de interfaz, estrategias comerciales o funcionalidades internas de los ecosistemas de LA EMPRESA. La violación a esta obligación configurará un incumplimiento grave, derivando en la interposición de demandas por daños y perjuicios, lucro cesante y daño emergente ante la jurisdicción ordinaria o tribunales de arbitramento.

CAPÍTULO IV: INFRAESTRUCTURA, LIMITACIÓN DE GARANTÍAS Y ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (SLA)

Cláusula 8.6. Incidentes de Seguridad, Brechas y Exoneración de Responsabilidad Técnica: La infraestructura de LA EMPRESA (alojada en clusters propios y servidores de Amazon AWS) cuenta con medidas de seguridad de grado corporativo, encriptación, firewalls y monitoreo por el equipo de DevOps. Sin embargo, EL CLIENTE reconoce y acepta que ningún sistema informático interconectado a la red pública de internet es 100% infalible. En el evento fortuito de vulnerabilidades Zero-Day, ataques de denegación de servicio (DDoS), inyecciones avanzadas, Ransomware u hostilidades perpetradas por ciberdelincuentes que resulten en la filtración o exposición de datos, LA EMPRESA:

1. Notificará a EL CLIENTE en un plazo razonable tras la confirmación, contención y análisis forense del incidente.

2. Desplegará todos los esfuerzos técnicos comercialmente razonables para mitigar la brecha y restaurar la integridad del sistema operativo.

3. Se exonera absoluta y explícitamente de cualquier tipo de responsabilidad civil, penal, administrativa o patrimonial, así como de indemnizaciones por lucro cesante, daños directos o indirectos, derivados de dicha intrusión, entendiendo que obedece a un caso fortuito o fuerza mayor provocado por terceros ilegítimos. EL CLIENTE asume la responsabilidad inherente al uso de tecnologías de la información en la nube.

Cláusula 4.2. Disponibilidad del Servicio (Uptime) y Mantenimiento: LA EMPRESA se compromete a realizar sus mejores esfuerzos técnicos para mantener el servicio operativo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No obstante, LA EMPRESA no garantiza un uptime ininterrumpido. El servicio podrá experimentar caídas o degradación de rendimiento derivadas de fallas en los enlaces de telecomunicación, mantenimientos programados, actualizaciones urgentes de parches de seguridad o fallas de hardware. LA EMPRESA no asume responsabilidad frente a terceros por los periodos de indisponibilidad del sistema.

CAPÍTULO V: CONDUCTA, SOPORTE TÉCNICO Y COMUNICACIONES

Cláusula 5.1. Código de Conducta Inquebrantable: La interacción entre EL CLIENTE y los colaboradores de LA EMPRESA (áreas técnicas, de soporte o comerciales) deberá enmarcarse en el respeto absoluto. Cualquier tipo de trato denigrante, amenazas, lenguaje soez, coacción o conducta inapropiada por parte de EL CLIENTE, facultará a LA EMPRESA para dar por terminado el contrato de manera fulminante e inmediata, bloqueando el acceso a las plataformas sin derecho a reclamaciones ni devoluciones.

Cláusula 5.2. Canales y Horarios Formales de Soporte: El soporte y la gestión de requerimientos se centralizarán de manera exclusiva a través de los canales oficiales:

• Soporte Humano General (WhatsApp): +57 305 307 3839. Horario de atención: Lunes a Viernes de 08:00 a 17:30 (GMT-5) y Sábados de 08:00 a 12:00.

• Soporte de Inteligencia Artificial (WhatsApp): +57 320 684 4440. Disponible operativamente 24/7.

• Gestiones Comerciales y Generales: +57 320 690 0077.

• Solicitudes Formales PQRS / Privacidad de Datos: soporte@cloudholdings.co.

Toda solicitud de agendamiento para reuniones técnicas o demostrativas con los especialistas deberá efectuarse con al menos una (1) semana de antelación y quedará sujeta a la disponibilidad operativa de LA EMPRESA.

CAPÍTULO VI: DISPOSICIONES FINALES Y LEY APLICABLE

Cláusula 6.1. Modificaciones Unilaterales: LA EMPRESA se reserva la potestad absoluta de enmendar, modificar o actualizar el presente documento en cualquier momento para adaptarse a nuevas directrices técnicas, comerciales o jurisprudenciales. Toda modificación surtirá efectos inmediatos al ser publicada en las URL oficiales (ej. admicloud.com/privacy) y/o notificada vía correo electrónico.

Cláusula 6.2. Ley Aplicable y Jurisdicción: El presente contrato, así como cualquier controversia que surja de su interpretación o ejecución, se regirá en su totalidad por las leyes de la República de Colombia.